Tengas o no tengas alguien que te ayude el día de tu boda a coordinar todos los detalles, aquí está la lista completa de lo que necesitas revisar y confirmar la semana antes de tu boda. Acuérdate que todo esto lo debes empezar a ver desde antes, esta lista es sólo para confirmar los detalles finales y cada tarea (menos la de listas y asignación de lugares) no te debe tomar más de 10 minutos ya sea por llamada, mensajitos o mandando un correo confirmando toda la info.
Asignación de lugares
La tarea más importante que vas a tener la semana antes de tu boda es revisar que esté al 100 la asignación de invitados. Intenta tener la lista final a más tardar 2 días antes de la boda. Si te casas en viernes tenla el miércoles y si te casas el sábado el jueves.
Lista de invitados
Una vez que tengas la asignación necesitas pasarla a la lista de invitados. Te recomiendo que la hagas en Excel y es super importante que pongas en columnas separadas los nombres y apellidos. ¿Por qué? Porque las edecanes siempre ordenan las listas en orden alfabético y empiezan con el apellido. Si puedes ordena la lista de esta manera antes de mandársela a tu coordinador, al lugar o a la persona que estará encargada de asignar lugares el día de tu boda.
Confirma invitados con el banquete
Una vez que tengas el conteo final de personas que irán a tu boda, necesitas avisarle al banquete que contrataste. Muchas veces te pidan que les confirmes hasta 10 días antes de la boda, así que revisa esa fecha con ellos y apúntala en tu agenda para poder avisarles el número final. También revisa el acomodo final del plano de mesas y confirma cuántas personas irán en cada mesa.
Detalles con tu florista
Confirma la cantidad final de mesas (que a veces sube y baja durante el proceso) y coordina a qué hora y dónde te van a entregar el ramo, boutonnieres y si necesitan decorar el coche también coordina eso. Confirma igual la hora de montaje y desmontaje de la decoración de todo el evento (ceremonias, coctel y banquete).
Una última llamada con el DJ
Habla con tu DJ y confirma por última vez los horarios del evento, los horarios de montaje y desmontaje y sobre todo repasa la lista de canciones importantes para que estén sobre la misma página (entrada de novios, bailes, ramo y liga).
Entrega de bebida y regalos
Programa la entrega de bebida ya sea al lugar de la boda o con tu banquete (si es que no contrataste algún servicio de barra libre).
Recuerda que el alcohol siempre lo debes entregar con una lista de inventario y alguien te la debe firmar de recibido. Coordina cuándo y con quién se hará la devolución de lo que sobre. También programa la entrega de cualquier cosa que vayas a regalar en la boda o poner (chanclas, favors, canastas de baño).
Con el lugar
Confirma que tengan la lista de todos los proveedores que van a estar entrando junto con horarios y contacto de cada uno.
Ceremonias
Confirma los horarios con oficiantes y asegúrate de que todas las personas que participarán en tu ceremonia (padrinos, damas, cortejo, lecturas, etc) sepan a qué hora tienen que estar, lo que tienen que llevar y qué tienen que hacer.
Horarios de fotógrafo
Confirma con tu fotógrafo el horario de las sesiones de fotos tanto tuyo, de tu pareja, fotos familiares, etc. Y mándale por escrito las direcciones exactas con peras y manzanas de todos los lugares a los que tiene que ir ese día.
Extras
Si contrataste a alguien para la música durante la comida o cena, algún proveedor externo de mesa de dulces o cualquier otro detalle extra, confirma con ellos igual horario de entrega y desmontaje.
Kit de emergencia
Arma un kit de todo lo que pudieras necesitar ese día de la boda y empácalo en una maletita aparte para que lo tengas a la mano ese día.
Con esta lista estás del otro lado.
Acuérdate de no abrumarte, si te sientes muy saturada pide ayuda. Con una lista organizada puedes pedirle a alguien de tu familia o amigas que cada una te ayude con una cosa. Así acabarás más rápido. La clave de todo está en haber hecho planeación previa para que esa semana sólo estés confirmando detalles.