La confirmación de invitados es el paso más importante para poder asignar los lugares el día de tu boda. Además de que es básico para confirmar el número total de invitados a tus proveedores (esto sube o baja tu presupuesto) y mucho más. Hoy te contesto las preguntas que más me hacen sobre este tema así que sigue leyendo para que te enteres de todo lo que necesitas para hacerlas bien.
¿Qué son las confirmaciones en una boda?
Es cuando hablas o contactas a los invitados de una boda para saber si van a asistir o no. Esta es la función primordial pero también se puede aprovechar este contacto para darles información de hospedaje, darles tips o instrucciones sobre el evento, preguntarles si tienen alguna alergia y resolver cualquier duda que tengan sobre el evento.
¿Para qué sirven las confirmaciones en una boda?
La confirmación de asistencia de invitados es una de las actividades imprescindibles en un evento porque ¡no hay boda sin invitados! La información que se obtiene es básica para asignar lugares y para poder definir las cantidades finales necesarias de productos y servicios para tu boda.
¿Qué información se necesita para hacer las confirmaciones?
Lo primero que necesitamos es la información de los invitados. Para esto se necesita la lista completa de invitados con sus nombres completos, cantidad de pases que tienen por persona y número de teléfono. En cuanto al evento les pedimos la mayor información posible que nos puedan compartir: Día, lugar, hora, código de vestimenta, requisitos, restricciones, información de hospedaje, mesa de regalos y cualquier otro detalle importante. Todo esto lo pedimos para poder resolver dudas y ayudarles a compartir información relevante a sus invitados.
¿Cuándo se deben hacer las confirmaciones?
Te recomiendo comenzar la confirmación de asistencia entre un mes y un mes y medio antes del gran día. Los tiempos pueden variar dependiendo las necesidades y particularidades del evento. Por ejemplo, si la boda es destino, si se invitó a una cantidad superior de los asistentes reales que tienes considerado recibir, te recomiendo empezar un poco antes.
¿Cómo funcionan las confirmaciones para bodas destino?
En este caso te recomiendo realizarlas con mayor antelación, mínimo 2 meses antes del evento. Hacerlas en este momento es muy bueno ya que ayuda para recordarles a los invitados que deben preparar el viaje que tendrán que hacer, terminar de hacer sus reservaciones de (hotel, hospedaje, etc). También te recomiendo hacer una última confirmación en una fecha más cercana a la boda para tener un número real.
¿Cuántas veces se hacen las confirmaciones?
Te recomiendo contactar a tus invitados un máximo de 3 veces. Hacerlo más veces puede cruzar una línea en la que en vez de que se sientan considerados, sientan una invasión. Sin embargo, si contratas las confirmaciones con nosotras no tenemos un número límite de veces para contactar a tus invitados, los contactamos las veces que ustedes necesiten :)
¿Qué diferencia hay entre confirmar uno mismo y contratar un servicio de confirmación de asistencia?
Principalmente, la honestidad en la respuesta de los invitados. Muchas veces por pena, flojera o indecisión los invitados les dicen a ustedes que sí van a ir cuando realmente no irán. Es mucho más fácil dar la noticia a través de un desconocido que directamente con ustedes.
En YoComprometida tenemos un equipo de personas con experiencia en planificación de eventos, coordinación de proyectos, atención al cliente y call centers. Lo cual hace mucho más eficiente y organizado el proceso. Llevamos un control minucioso y detallado.
¿Cómo se hacen las confirmaciones
Las hacemos a través de llamadas telefónicas y mensajes. Los mensajes se utilizan para re-confirmar la información intercambiada durante la llamada y sirve también para mantener la comunicación abierta con los invitados en caso de que posteriormente deseen modificar el estatus de su asistencia o tengan alguna duda.
De igual manera, para los invitados que no contestan las llamadas, sirve para hacerles saber que se les llamó en relación al evento con el fin de confirmar su asistencia.
¿Qué ventajas adicionales a saber cuántas personas irán a tu boda hay por hacer bien las confirmaciones?
¡El primero es reducir el estrés e incertidumbre! de tener claro quiénes irán y quiénes no
Saber cuántos irán te permite tener la oportunidad de invitar a quienes están en tu lista tentativa
Al saber cuántos te cancelan puedes aprovechar con tiempo y contratar algún servicio que tienes en espera
El darle atención y soporte a tus invitados también es una ventaja, se les apoya con sus dudas y esto reduce la cantidad de dudas que llegan directo a ustedes
Y por último te ayuda a no gastar de más en tu boda, sólo pagas para los que irán
¿Cuánto cuesta un servicio de confirmaciones?
Tú eliges si el servicio se lleva a cabo por invitado o por invitación. Es decir, si deseas que contactemos a cada uno de los invitados o si solamente se contactará a una persona por invitación y a través de ella, se confirma a los acompañantes. No contamos con paquetes ya que el precio dependerá de la cantidad de confirmaciones a realizar.
CRÉDITOS
Fotografía: Indigo Wedding Photography | Edición y redacción: YoComprometida