Checklist: Cómo organizar a tus invitados en cada etapa de la boda

Organizar a tus invitados puede parecer complicado, pero con la estrategia correcta y las herramientas adecuadas, puedes hacerlo de manera sencilla y sin estrés. Aquí tienes un checklist por etapas, con tips prácticos y la forma en que Brides & Grooms, con sus invitaciones digitales y Wedding Sites, puede ayudarte en cada paso.

Etapa 1: Principio – Haz tu lista de invitados y manda el Save the Date

Qué hacer:

• Haz un primer borrador con todas las personas que quieres invitar.

• Clasifica por grupos: familia cercana, amigos, colegas, invitados especiales o VIP.

• Define la prioridad de cada invitado (lista A y lista B)

• Define cuántos invitados por grupo, para calcular presupuesto y espacio en el venue.

• Ya que tengas el venue y la fecha es momento de mandar el Save the Date

Tip práctico: Con Brides & Grooms puedes enviar un Save the Date donde tus invitados se registran y pre-confirman su asistencia, así tu lista de invitados detallada se arma automáticamente y puedes conocer con anticipación cuántas personas es altamente probable que vayan a la boda, lo que te permite optimizar tu presupuesto al cerrar contrato con tu banquetero para un número más realista.

Etapa 2: Intermedia – Elige a tu proveedor de invitaciones y prepara la información

Qué hacer:

• Revisa ejemplos de invitaciones de los proveedores para ver qué diseños y funcionalidades se apegan más a lo que ustedes están buscando

• Revisa qué incluye cada invitación además de las secciones / funcionalidades básicas (por ejemplo: si te hacen tu monograma / si los invitados confirman su asistencia en un sistema RSVP de la misma invitación o si lo hacen por WhatsApp, en un Google Form, etc. / si te entregan la liga genérica de la invitación y además te entregan boletos en formato imagen o si te entregan varias ligas genéricas con diferente número de boletos en cada liga o si cada invitado recibe una invitación personalizada, etc.)

• Revisa los tiempos de entrega de cada proveedor

• Recaba toda la información básica que tus invitados necesitan conocer o responder:

  • Fecha y hora de la boda

  • Lugar del evento

  • Dress code

  • Opciones de transporte o hospedaje (si aplica)

  • Información para quienes llevan niños

  • Cómo confirmar asistencia (RSVP)

• Avisar si tienen alguna restricción alimenticia o alergia

• Contacto para dudas o cambios de último minuto

Tip práctico: Con Brides & Grooms, tus invitaciones tendrán funciones avanzadas (por ejemplo: invitación personalizada por invitado con número de boletos pre-asignado e integrados en cada invitación, sistema de confirmación de asistencia, reporte de confirmaciones de asistencia en tiempo real, preguntas a invitados, lista de espera para acompañantes) que te facilitan la logística de envío de cada invitación y el seguimiento por invitado. Con las invitaciones de Brides & Grooms cada invitado tendrá solo la información que es relevante para cada uno. Esto evita confusiones y te facilita toda la organización.

Etapa 3: Intermedia – Envía las invitaciones

Qué hacer:

• Define la fecha de envío según la fecha de tu boda. Mándalas con suficiente anticipación para que en caso de que tengas más cancelaciones de las que tenías pensadas, puedas invitar a tu Lista B sin que se den cuenta de que no estaban invitados originalmente. Te sugerimos enviarlas entre 4 y 3 meses antes de la boda

• Revisa que toda la información sea correcta antes de enviarlas

• Define cuántos boletos darás por cada invitación

• Determina si invitarás a todos los invitados al civil (si será el mismo día) o solo a algunos

• Si harás rompehielos y/o after, define quiénes estarán invitados

• Envía las invitaciones por correo electrónico o WhatsApp

Tip práctico:

El proceso de enviar tus invitaciones puede ser complicado, pero no te preocupes porque no tiene por qué serlo. Con Brides & Grooms te aseguras de que cada invitado reciba la invitación correcta (nombre y número de boletos pre-asignados, eventos a los que cada quien está invitado, entre otros) lo que te evita errores que te cuestan dinero y que te pueden poner en situaciones incómodas como tenerle que decir a un invitado que en realidad solo tiene un boleto o que no está invitado al rompehielos.

Además, pueden enviar tus invitaciones personalizadas, por correo electrónico o WhatsApp, de forma automatizada, en un solo clic y sin errores.

Etapa 4: Intermedia – Gestiona las confirmaciones de asistencia (RSVP)

Qué hacer:

• Establece una fecha límite para que los invitados confirmen asistencia. Te sugerimos que sea por lo menos 2 meses antes de la boda para que te dé tiempo de invitar a más personas si llegan a cancelar más invitados de los que esperabas y no se note que no estaban considerados originalmente

• Haz seguimiento a quienes no hayan respondido o a quienes tengan pendiente confirmar a sus acompañantes o su asistencia al rompehielos y/o al after.

• Mantén un registro centralizado de todas las respuestas.

• Con base en las cancelaciones, asígnale boletos adicionales a quienes no les hayas dado boletos para +1 o invita a las personas que se quedaron en la lista B

Tip práctico: Brides & Grooms te puede ayudar a hacer todo el proceso de confirmación de asistencia de tus invitados. Lo puede gestionar automáticamente por WhatsApp o por correo electrónico. Y en caso de que no lo hayan respondido en la invitación, también pueden recordarles que respondan: tipo de menú, alergias, restricciones alimenticias y cualquier otro dato que necesites. Tú solo consultas toda la información en tiempo real desde el panel de organización de invitados. Así te aseguras de que todo esté bajo control sin estresarte.

Etapa 5: Final - Comunicación personalizada con los invitados y Reconfirmación de Asistencia

Qué hacer:

• Mantén a todos informados sobre cambios o actualizaciones importantes o de último momento

• Entre 4 y 3 semanas antes de la boda, haz una reconfirmación de asistencia para evitar lugares vacíos el día de la boda ya que es común que algunos invitados cancelen cuando se acerca la fecha de la boda

Tip práctico: Si no tienes Wedding Planner, todo el proceso de confirmación y reconfirmación de asistencia y el comunicar cambios puede ser un dolor de cabeza. Con Brides & Grooms, puedes enviar mensajes automáticos y personalizados, asegurando que cada invitado reciba exactamente lo que necesita saber, sin que tengas que estar pendiente de cada detalle.

Cierre final de invitados y detalles con los proveedores

Qué hacer:

• Revisa la lista final de invitados confirmados.

• Confirma con proveedores de catering, transporte y venue según la asistencia final.

• Envía un recordatorio a tus invitados unos días antes de la boda.

Tip práctico: Con Brides & Grooms, puedes descargar los reportes finales de asistencia y mantener toda la información organizada hasta el gran día. Esto es especialmente útil si tu boda tiene varios eventos o invitados con necesidades especiales. También puedes mandar ese recordatorio final para que tus invitados lleguen preparados para celebrar con ustedes.

Si tu boda es destino agrega estos puntos

Qué hacer:

• Si tienes invitados que hablan diferentes idiomas, asegúrate de enviarles la invitación en su idioma correspondiente.

• Revisa que toda la información de transporte, hospedaje y actividades adicionales esté completa y sea clara para tus invitados.

• Define qué invitados necesitan ver información específica (familia cercana, invitados VIP, etc.).

• Planea con anticipación el envío de invitaciones y la gestión de confirmaciones, considerando que algunos invitados podrían necesitar viajar o ajustar fechas.

• Decide qué eventos tendrán confirmación de asistencia separada: ceremonia, fiesta, rompehielos, after, etc.

Tips prácticos (todo esto lo hace Brides & Grooms por ti):

• Con Brides & Grooms puedes tener tu Save the Date, invitación digital y Wedding Site en todos los idiomas que requieras, para que todos tus invitados reciban la información clara y sin confusiones.

• No tienes que invitar a todos tus invitados a los eventos adicionales. Con Brides & Grooms puedes personalizar cada invitación, mostrando solo los eventos a los que está invitado cada invitado, con el número de boletos o pases pre-asignados por invitado

• Como plus, los invitados pueden confirmar asistencia a diferentes eventos (rompehielos, after, etc.), y tú decides quién recibe qué invitación.

Organiza a tus invitados sin estrés

Con Brides & Grooms tienes todas estas herramientas integradas: invitaciones digitales, confirmaciones automáticas, comunicación personalizada y mucho más. Y recuerda: si estás planeando tu boda sin Wedding Planner, Brides & Grooms es la opción perfecta para ti, porque no solo tendrás una invitación bonita y elegante, sino también una herramienta práctica que hará que organizar a tus invitados sea mucho más fácil y menos estresante.

Llevamos varios años trabajando con ellos dentro de Yo Comprometida y los súper recomendamos, porque todas nuestras novias quedan fascinadas con su servicio. ✨

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